De cotización a recaudo (Ventas)
Control de la cotización hasta recaudos (Ventas)
iDempiere maneja de una forma muy lógica el proceso de la generación de la Cotización hasta acceder al recaudo del dinero, pasando por los diferentes procesos de Orden de Pedido, Despachos, Facturas y Recibos, con esto se puede llevar un control estricto del proceso en cualquier tipo de negocio. Llevando un seguimiento minucioso y fácil de rastrear sin tener que hacer casi ningún proceso entre ellos, pues se puede configurar para que automáticamente cree el siguiente documento. También se puede hacer que los pasos se realicen manualmente, o que requieran de aprobación de algún empleado, o saltar u omitir alguno de los pasos anteriores.
Cotizaciones
Una de las características de iDempiere es que admite crear, modificar e imprimir cotizaciones basándose en listas de productos específicas por cliente, lo que da una gran flexibilidad porque se pueden tener tantas listas como clientes, en los cuales se pueden aplicar unas formulas o condiciones de descuento o valores dependiendo de una regla de ganancia por artículo. Una gran ventaja es que al realizar la cotización se puede comprometer la mercancía del inventario. Ésta solicitud se puede convertir automáticamente sin necesidad de agregar información adicional en una “orden de venta”.
Orden de venta
Este es un documento de control el cual de una forma automática puede elaborar el documento de entrega o Guía de Despacho y la Factura. A partir de esta Orden de venta se puede generar el documento de solicitud de una Orden de Compra al proveedor o proveedores que surten los productos. iDempiere tiene varias formas de manipular esta Orden con la cual se pueden generar varios tipos de proceso dentro de la organización. Estos son:
Orden Estándar: Crea la orden y automáticamente reserva la mercancía del inventario. El despacho puede ser generado desde la orden de venta al igual que la factura correspondiente. La factura puede ser generada inmediatamente, o después del despacho, o agrupando varios despachos en una sola factura dependiendo de la parametrización o reglas de cada cliente.
Orden POS: en un solo paso se crea la orden de Venta, genera el despacho, la factura del cliente y recibe el pago; el cual puede ser en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o transferencia.La Orden POS se utiliza comúnmente para las ventas en mostrador o con entrega inmediata, normalmente los clientes son anónimos.
Orden a Crédito: crea la orden, genera el despacho y la factura y opcionalmente puede recibir el pago. Se utiliza para clientes identificados, que pueden tener crédito asignado o no.
Orden de Depósito o Bodega: crea la orden y despacha el producto. La factura se genera posteriormente. Se utiliza generalmente cuando se realizan facturas que agrupan diversas órdenes. Las facturas se pueden generar manualmente o basándose en reglas de facturación como facturación semanal, del 1 al 15, mensual, etc.
Orden Prepago: crea la orden y una factura pro-forma; envía el despacho y genera la factura definitiva una vez recibido el dinero correspondiente.
Autorización de Devolución de Material (RMA - Return Material Authorization): recibe un ítem, previamente enviado, y crea una Nota de Crédito.
También es posible convertir una cotización en cualquier tipo de orden o cambiar una orden a cualquiera de las otras órdenes descritas anteriormente.
Despachos
iDempiere permite tomar todos los ítem de la orden de pedido, y crear uno o más despachos, verificando contra existencias en el inventario.
Con la parametrización de iDempiere se puede hacer que el despacho requiera una confirmación previa, o despacharse cuando se haya creado la factura correspondiente. El manejo de las confirmaciones es para tener un mayor control en el movimiento de los productos del inventario entre las diferentes áreas de la compañía.
Facturas a Clientes
De acuerdo a lo pactado con cada cliente se puede facturar de varias maneras:
Se genera la factura inmediatamente después de cada despacho.
Cuando la orden se entrega completa, porque iDempiere permite realizar despachos parciales.
Se puede configurar para que se efectúen diferentes agrupaciones de despachos, puesto que el cliente puede solicitar que agrupen varios despachos en una sola factura de un mismo día, semana, quincena, mensual, etc.
Recibos o recaudos
También en iDempiere se pueden parametrizar la reglas como se reciben los pagos, cuando se genera una orden o una factura, las modalidades de recibo son:
Cuando se recibe efectivo, automáticamente se genera una entrada al Libro de Caja.
Cuando se recibe con tarjeta de crédito, cheque, débito o transferencia, ser genera automáticamente una cuenta contra el banco correspondiente.
La flexibilidad y el control de los documentos en iDempiere hace que los pagos se efectúen en el momento que sea creada una entrada en el Libro de Caja, o cuando se realice una conciliación bancaria.
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