Caso de Éxito ADempiere
Construcciones y Explanaciones ECO S.A., empresa dedicada a la construcción radicada en Manizales, ha culminado con éxito la implementación de Adempiere con el apoyo de Quality Systems & Solutions.
El proyecto contó por parte de ECO S.A. con el liderazgo decidido del Dr. Eduardo Jaramillo Robledo - Gerente Ejecutivo - Ex-Presidente Ejecutivo de Camacol.
La primera y más importante fase ha cubierto los procesos de:
* Compras
* Ventas
* Tesorería
* Contabilidad
* Inventarios y Bodega
Precisamente el Dr. Eduardo amablemente quiso compartir con nosotros el siguiente testimonio del proyecto:
Iniciamos el proyecto de implementación de Adempiere en febrero de 2007, a la fecha la mayor parte de las operaciones de la empresa son manejadas en el sistema Adempiere y nos encontramos completamente satisfechos con los resultados obtenidos.
Podría describir muchísimas ventajas obtenidas gracias a esta implementación, me centraré en las más importantes:
DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACION
El impacto más alto para nosotros radica en el hecho de que hoy día podemos saber EN TIEMPO REAL lo que está sucediendo en la empresa.
Saber en qué está cada obra y para dónde va.
Saber dónde está uno exactamente en términos financieros es una diferencia gigantesca, con el sistema anterior sabíamos que había pasado en cada obra dos meses después de terminada.
Con Adempiere sabemos lo que está pasando en cada obra y en toda la empresa en forma instantánea.
Cuando me siento con un socio de un proyecto y pregunta cuánto nos hemos gastado, puedo darle información en línea de lo que está sucediendo, cuánto se le ha pagado a alguien, a qué rubros corresponden esos pagos, etc.
La capacidad de suministrar información a todos los "stakeholders" cambió por completo.
Hay algo que para empresas como la nuestra le ahorran una cantidad de tiempo, y es que si un proveedor dice que no le he pagado puedo sacar la cuenta en dos segundos, igual con un cliente.
Nuestra relación con los terceros es una relación mucho más simple en materia financiera.
¿Qué se requiere para esto? Abolir la papelería, literalmente.
Con Adempiere el papel impreso es un reflejo de lo que se registró en el sistema, y no como tradicionalmente sucede donde la contabilidad es un reflejo de un papel hecho previamente.
Me explico, en los sistemas tradicionales primero está el papel y luego el registro, con Adempiere el papel impreso es un reflejo de la operación. Ahora no se embolatan los papeles.
ESTANDARIZACIÓN DE LA PRÁCTICA CONTABLE
En materia contable la diferencia más grande viene por dos caminos:
- El error humano en los asuntos de carácter fiscal se redujo de una manera notoria, no se hacen retenciones equivocadas, ni se olvidan, ni se hace con porcentajes equivocados
- La estandarización de la práctica contable, las operaciones de la empresa se registran de una única manera específica y no de otra. Cuando se lee el informe contable genera confianza, es veraz. Aunque el contador todavía tiene potestad para modificar ciertas cosas, estas modificaciones ahora son explícitas y consensuadas.
- Como producto de las dos anteriores ahora no aparecen cosas que no cuadran, todas las cifras cierran. Y si se encuentra una cifra que no es razonable, hay forma de mirar rápidamente y con detalle absoluto por qué no parece razonable. La contabilidad dejó de ser una caja negra, se puede mirar y somos capaces de obtener respuestas precisas.
CONTROL
Con Adempiere también evidenciamos importantes mejoras en cuanto al control de las operaciones.
Nuestra capacidad de ejercer control es mucho más alta, por ejemplo ¿cómo hace alguien para registrar en el sistema un reembolso cuando no se tiene una factura? ahora simplemente no se puede.
Adicionalmente el sistema es auditable, se puede evidenciar quién hizo qué, cuándo y desde dónde.
APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
La diferencia fundamental entre operar con Adempiere y operar con un software contable tradicional es que en Adempiere se registran las operaciones de forma que SI sirven a la gerencia para la toma de decisiones. El registro de información en Adempiere sirve para GERENCIAR, y a su vez para cumplir con las obligaciones fiscales.
El software cumple con las normas fiscales, pero el propósito NO ES cumplir las normas fiscales, sino proveer información para tomar buenas decisiones, y como valor agregado cumplir con la normatividad legal.
En un programa de contabilidad común y corriente todo está reflejado alrededor de cumplir con las normas fiscales y eso hace que se tenga un sistema de información de esos datos que no sirve para tomar decisiones, pues las normas fiscales obligan a que la presentación de esa información sea como le sirve a la DIAN y no como le sirve al gerente.
Con Adempiere se tiene cumplido el objetivo para la DIAN, pero a su vez se tiene la información presentada de la manera que al GERENTE le sirve para tomar decisiones y en tiempo real.
Las dos visiones con los mismos datos, el mismo juego de datos se puede ver desde la perspectiva fiscal, las normas contables y la información que el gerente requiere para tomar sus decisiones.
Esta es la diferencia más importante entre una contabilidad sistematizada y un ERP de verdad.
FLEXIBILIDAD
Las dos condiciones fundamentales por nuestra parte para elegir un ERP fueron:
- que fuera suficientemente flexible para permitirnos manejar las particularidades de nuestra empresa sin tener que escribir un nuevo programa
- que pudiéramos intervenir en su desarrollo
Las dos condiciones las cumple ampliamente Adempiere. La flexibilidad del sistema nos ha permitido implementar rápidamente necesidades puntuales.
Y dado su carácter open source, y más aún dado su carácter comunitario, hemos podido intervenir directamente en el desarrollo del sistema.
ECO S.A. ha patrocinado a través de este proyecto algunas mejoras importantes en Adempiere, que ahora son parte del sistema y están disponibles para todo el mundo.
VISIÓN
¿A dónde esperamos llegar?
Aún no sabemos si sobre el sistema es viable implementar el 100% de la operación de la empresa, pero al menos en este momento estamos seguros que podemos implementar el 100% de la operación de la empresa que tiene impacto financiero. Ese es nuestro objetivo con Adempiere.
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